Tout savoir sur le flexoffice

September 25, 2020
Retour au bureau

Le flexoffice, quésaco ?

Le flexoffice, ou "bureau flexible" en bon français, c'est le fait de n'attribuer aucun poste de travail fixe aux collaborateurs d'une entreprise, mais de leur laisser choisir leur espace de travail.

Aller au bureau, en coworking, ou encore travailler de chez soi, peu importe tant que le salarié est épanoui et productif.

Le flexoffice repose sur deux constats :

  • 100% des salariés ne seront jamais présents en même temps dans les locaux
  • Un même espace ne s'adapte que peu à différents besoins, comme celui d'échanger en équipe ou de travailler seul dans un calme parfait.

Il s'agit donc de permettre aux collaborateurs de choisir l'espace adapté à leur besoin du moment et à leur méthode de travail.

Par exemple, de petits espaces à proximité de postes de travail individuels permettront d'échanger régulièrement et brièvement avec son équipe avant de retourner à sa tâche personnelle. De grands espaces très ouverts type open space seront plutôt adaptés à une équipe en pleine ébullition créative, voulant échanger ses idées. Que l'on ai le besoin d'une salle de réunion formelle ou d'un bureau ouvert et vivant, le flexoffice le rendra possible.

Il faut donc veiller à ne pas confondre flexoffice et télétravail, le premier permettant le deuxième.

Pourquoi on en parle beaucoup en ce moment ?

C'est contextuel

Avec la crise sanitaire et les nouvelles règlementations, les entreprises ont dû revoir l'organisation de leurs espaces de travail. S'en est suivi un véritable jeu de Tetris, avec un bilan souvent implacable : difficile de respecter la distanciation sociale en ayant tous ses salariés présents en même temps au bureau.

Le flexoffice est alors apparu comme une solution à ces nouveaux enjeux. En laissant la possibilité aux collaborateurs de travailler d'où ils le souhaitent, on désengorge le bureau.

C'est culturel

Avec l'émergence des mouvements d'épanouissement et développement personnel, les dirigeants ont intégré qu'un salarié épanoui est un salarié productif.

De plus, les mentalités évoluent, et les collaborateurs des entreprises sont de moins en moins enclins à perdre du temps dans les transports en commun encombrés pour rejoindre leur lieu de travail.

L'avènement de la culture digitale a renforcé ce bouleversement du rapport au travail, en offrant des alternatives viables à l'organisation classique de la vie au bureau.

C'est économique

Les Echos révélaient récemment qu'un poste de travail n'était occupé que 55% du temps en moyenne. Un chiffre impressionnant s'expliquant par les jours de congé, d'absence, les déplacements professionnels... qui finissent par peser lourd dans la balance.

En adoptant les bons outils comme une solution de gestion des espaces de travail et en permettant le flexoffice, les entreprises peuvent optimiser leurs bureaux et réduire leurs frais.

Une solution pratique mais pas universelle

Malgré les nombreux avantages que présente le flexoffice, on ne peut évidemment pas en faire un modèle universel.

Julian Dufoulon, CEO chez Flitdesk, l'a bien compris :

"Pensons à ceux qui s’occupent de comptabilité, de support administratif, de finance ou même aux développeurs, aux créatifs, etc. : ce sont des fonctions qui peuvent requérir du matériel fixe ou des espaces de stockage, et nécessitent de se créer leurs propres repères, à la manière d’un atelier d’artiste. Les faire changer en permanence d’espace de travail risquerait de freiner leur productivité, car l’environnement dans lequel ils évoluent fait aussi partie de leur créativité."

Tout le monde ne peut donc pas travailler en flexoffice, et chez ceux qui le peuvent, des résistances psychologiques font parfois leur apparition. Fondées sur des préjugés ou une peur du changement, il est nécessaire d'être à l'écoute de ses collaborateurs afin de ne pas développer des frustrations contre-productives. Il faut donc bien identifier ces freins en leur apportant une réponse claire :

La peur de ne pas avoir de place en arrivant au bureau

Le sentiment d'une organisation semblable à un jeu de chaises musicales est un frein récurrent au sein d'une entreprise se tournant vers le flexoffice.

Effectivement, cette transition nécessite une bonne organisation, ce qui ne veut pas dire qu'elle soit forcément compliquée. Avec une solution de gestion et réservation des espaces adaptée, les salariés peuvent choisir leur espace de travail à l'avance, et donc avoir l'assurance de toujours trouver leur place. Les dirigeants, eux, sont assurés d'avoir une visibilité sur l'occupation des espaces.

Flitdesk s'emploie à proposer une application simple et fluide d'utilisation, pour répondre à ces besoins.

La perte des repères de travail et des liens sociaux

Régulièrement cité comme argument en défaveur du flexoffice, l'éloignement physique des collaborateurs peut leur donner l'impression qu'ils ne pourront plus échanger leurs idées ou leurs connaissances, et seront isolés.

Mais il ne faut pas confondre flexoffice et télétravail. Le flexoffice offre la possibilité de se réunir avec son équipe lorsque le besoin s'en fait sentir, mais également de pouvoir travailler indépendamment, là et quand on le souhaite, le reste du temps.

Un très bon article des Echos Solutions l'exprime bien :

"[le flexoffice c'est] le choix pour le collaborateur de s’isoler ou non, et des espaces plus grands pour les réunions d’équipes, pour l’émulation collective et le partage des savoirs et des compétences".

L'impression que les entreprises ne sont motivées que par les avantages financiers

Ce sentiment, presque de manipulation, rebute souvent les salariés à se montrer ouverts à ce mode d'organisation. S'il faut être objectif et comprendre que la réorganisation des espaces de travail présente effectivement des avantages pécuniaires, il ne s'agit pas de stratégie de privation envers les salariés mais bien seulement d'optimisation des bureaux. Le salarié est même bien souvent gagnant puisque libre de s'organiser à sa convenance.

Manque de confort, de personnalisation, et difficultés pour se concentrer

Certains salariés ont besoin de se sentir particulièrement à l'aise au sein de leur environnement de travail pour être concentrés et productifs. Cela passe par un matériel spécifiquement adapté à leurs besoins, mais également pour certains par la personnalisation de leur bureau, avec des photos ou des éléments personnels de décoration.

S'il est vrai qu'il n'est pas possible de personnaliser durablement un espace de travail au sein d'un coworking ou d'un bureau organisé en flexoffice, le fait de choisir soi-même là où on va travailler permet de sélectionner un endroit qui nous correspond, et dans lequel on se sent bien. L'offre est multiple, à vous de choisir !

La force du flexoffice c'est donc... sa flexibilité

Les collaborateurs se voient plus libres dans l'organisation de leur vie professionnelle et privée, responsabilisés et épanouis de pouvoir choisir le mode de travail qui leur correspond et dans lequel ils sont le plus à l'aise et productifs. Les entreprises, elles, voient leurs espaces de travail optimisés, leurs charges réduites, et le dialogue dans leurs équipes renforcé et facilité entre collaborateurs satisfaits.

En anticipant les freins et résistances des salariés, et en s'épaulant d'une solution comme Flitdesk pour éviter les imprévus comme l'absence de bureaux disponibles, l'entreprise abordera sereinement cette nouvelle organisation.

Faites confiance à Flitdesk pour vous guider vers le flexoffice.

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