Retour au bureau : 10 conseils pour organiser la reprise

June 16, 2021
Conseils

Depuis le 9 juin chacun se prépare au retour au bureau. Beaucoup de dirigeants sont tentés par l'idée d'un « retour à la normale » ou presque. Disons-le tout net, ce serait une grave erreur de jugement.

It's the Autonomie stupid!

Peu importe l'attractivité de sa marque employeur et la fidélité de ses équipes, c'est une période à aborder avec précaution. Apple vient de l'apprendre à ses dépens dans une lettre rédigée par ses employés qui rejette la nouvelle politique du groupe (3 jours de présence au bureau obligatoires).

Grâce au télétravail généralisé, dicté par les circonstances, les employés ont pu prouver qu'ils étaient capables d'être productifs sans contrôle visuel. Les managers ont compris que contrôler la présence de leurs équipes, n'était pas indispensable pour faire progresser des projets.

Les employés s'attendent à conserver l'autonomie acquise pendant la pandémie. La décennie précédente a demandé aux employés d'être flexibles ; dans celle qui vient, ce sont les salariés qui exigeront de la flexibilité de la part des entreprises. Les salariés d'Apple ne disent rien d'autre.

Mais la flexibilité dans l'organisation du travail et la gestion des bureaux ça ne se décrète pas et ça ne s'organise pas sur Excel. 

Donc pour vous éviter de vous faire renvoyer dans vos 22 par vos employés comme Apple, nous avons préparé un guide avec 10 conseils pratiques pour organiser sereinement le retour au bureau de vos équipes.

C'est parti !

1. Demander ce qu'en pensent les collaborateurs

Sans surprise, les attentes de vos collaborateurs seront aussi variées que ne le sont leurs profils. Certains se réjouiront d’un retour à « la vie d’avant », d’autres plébisciteront le maintien total ou partiel du télétravail. Afin de connaître précisément leurs attentes, le plus simple est de leur poser la question pour savoir :

  • Combien de jours souhaitent-ils travailler sur une semaine/mois ?
  • Quels jours ils préfèrent télétravailler ? 
  • La flexibilité qu'ils attendent de la part de l'employeur / manager ? 
  • Qu'est-ce qui détermine leur choix de télétravailler ou de venir au bureau ?

Il faut à tout prix éviter de naviguer à vue et les salariés veulent être impliqués dans la réflexion sur la future organisation. Cette approche vous permettra de présenter les résultats du sondage à l'ensemble des collaborateurs et de créer de l'adhésion (sauf si vous ignorez totalement les résultats !) sur l'organisation à venir.

Avant de vous lancer on ne peut que trop vous conseiller la méthodologie Switch créée par PayFit (disclaimer : PayFit est un client de Flitdesk). Ils ont fait un travail considérable et se le sont appliqué à eux-mêmes.

2. Définir la nouvelle politique de télétravail

Selon une récente étude menée par le cabinet de conseil JLL auprès de 2 000 actifs dans 10 pays, 3 employés sur 4 (73%) souhaitent poursuivre l’expérience du télétravail dans un monde post-Covid et 68% des entreprises prévoient de généraliser cette pratique. Pour autant, se dirige-t-on vers une organisation « full remote » ?

Pas du tout. 94% des collaborateurs français souhaitent revenir travailler au bureau après la crise. C'est sans appel.

Alors quel pourrait être le cadre de demain ? Limité à 1 à 3 jours de télétravail par mois auparavant, il passerait demain à une moyenne de 2 à 3 jours par semaine. Alors que faire ? L’organisation hybride du travail, alternant entre présentiel et home office, semble à ce jour la solution la plus adaptée pour satisfaire aux attentes des collaborateurs.

Mais de nombreuses questions se posent :

  • Combien de jours de télétravail par semaine/mois ? 
  • Faut-il imposer des jours de présence ou télétravail obligatoire ? 
  • Faut-il un accord global, au cas par cas, où laisser les managers organiser leurs équipes ?

Notre conseil est d'accorder une autonomie importante aux collaborateurs et aux managers, plutôt qu'un cadre trop rigide. Le cas Apple est l'exemple par excellence de l'échec d'une approche one size fits all, comme on dit en français...

La politique Work From Anywhere, qui implique une autonomie totale ou presque, n'est peut-être pas adaptée à toutes les organisations (et encore). Mais les entreprises ont plus à perdre à être trop conservatrices.

Par ailleurs, nous sommes dans une époque d'expérimentation, il n'est pas nécessaire de graver la nouvelle organisation dans le marbre trop rapidement. Impliquez vos équipes dans la recherche du bon curseur !

3. Mettre en place le flexoffice

Quelle que soit l'organisation choisie, une chose est certaine, elle aura un impact sur l'organisation des bureaux. L'augmentation inéluctable du télétravail conduit nécessairement à une baisse du taux de présence au bureau (environ 40-50% de présence en moins).

Organiser ses bureaux en flexoffice est la solution naturelle pour une organisation hybride alternant présence et télétravail. Longtemps décriée lorsqu’elle était envisagée en 100% présentiel (voir notre analyse), l’absence de poste de travail attitré va aujourd’hui de soi pour la grande majorité des entreprises. La généralisation du télétravail a en effet permis aux salariés de bénéficier d’une réelle autonomie et de se voir accorder la confiance de leurs managers. Or, c’est cette confiance et cette autonomie qui permettent la mise en place du flexoffice !

Télétravail et flexoffice sont donc les deux faces d’une même pièce : celle d’une relation de travail manager-managé reposant sur la confiance et non plus sur le contrôle. Avant la pandémie le flexoffice était une exigence de flexibilité qui pesait sur les employés (qui ne l'avaient pas toujours demandée...), maintenant le flexoffice s'impose aux organisations. 

C'est donc aux entreprises d'organiser les bureaux pour s'adapter au mode hybride et à l'autonomie des collaborateurs. Un changement complet de paradigme.

Mettre en place le flexoffice n'est pas compliqué à condition d'être bien outillé et d'avoir les idées claires. Et je l'affirme haut et fort : vous ne recontrerez pas de résistances si le flexoffice découle d'une politique de télétravail qui laisse beaucoup d'autonomie à vos collaborateurs et à leurs managers

Pour finir, le flexoffice peut représenter une économie significative pour votre entreprise. Je vous renvoie à notre super calculateur d'économies si vous souhaitez en savoir plus. 

4. Mettre les espaces de convivialité au coeur

Si vous réaménagez vos bureaux, profitez des gains d'espace que permet le flexoffice pour consacrer plus de place aux espaces partagés et ceux consacrés à la convivialité.

Le bureau demeure pour la très grande majorité des Français un lieu incontournable. Lorsqu’on les interroge, les Français affirment préférer se rendre au bureau pour travailler sur un projet d’équipe (82%), régler un problème urgent (79%) ou encore pour échanger avec leurs collègues (77%). Moralité ? Le télétravail subi isole, tandis que le bureau est un lieu de contacts, de socialisation et d’échanges.

Il faut donc plus que jamais valoriser les espaces de convivialité. Pour le retour au bureau, préparez des temps forts d’accueil et aménagez vos espaces détente pour remotiver vos équipes, les fédérer et développer les synergies !

Pour que les collaborateurs aient envie de revenir, il faut qu'il trouve au bureau ce qu'ils ne trouvent pas chez eux.

5. Repenser les usages du quotidien

Longtemps, nous avons été habitués à arriver au travail à un horaire précis, déjeuner à heure fixe, prendre les transports en commun aux heures de pointe… Notre journée était normée, rythmée comme du papier à musique. Mais, depuis la covid,tout cela a changé. Et c'est tant mieux !

Télétravail, flex-office, visioconférence, nos usages ont changé. Et, pour nous adapter nous avons dû trouver des alternatives. C’est ainsi que de plus en plus d’entreprises sont devenues adeptes des horaires flexibles et ont élargi leur conception du lieu de travail (coworking, tiers-lieux, work from anywhere…). Il faut penser le lieu de travail de manière plus fluide qu'avant. Le concept de Pass Coworking proposé par Néo-Nomade est une innovation intéressante allant dans ce sens. 

La question la plus importante est : Mes collaborateurs ont-ils le moyen de s'organiser efficacement pour synchroniser leur travail, en présentiel comme à distance ?

Les entreprises ont rapidement trouvé les solutions pour organiser le travail 100% à distance pendant le premier confinement. Avec Flitdesk nous avons voulu créer les outils qui permettent de savoir qui travaille où, à tout moment, pour simplifier l'organisation du travail dans un contexte hybride.

6. Réaménager et optimiser ses bureaux

Ce n’est pas un scoop, l’open space d’autrefois n’est plus adapté. Nous avons appris à vivre autrement, les gestes barrières et la distanciation sociale en plus. Que cette situation perdure ou non, le bureau va devoir s’adapter à ces nouveaux critères.

De retour au bureau, vos équipes s’attendront à découvrir des changements. Agencement des bureaux, espace augmenté, mesures sanitaires renforcées… Ces aménagements doivent sauter aux yeux ! Dorénavant, un collaborateur doit se trouver à une distance minimale d’au moins un mètre de ses collègues.

Pas de panique, nul besoin de tout bousculer du jour au lendemain. Allez-y progressivement, pas à pas. Concentrez vos efforts sur de petites opérations à fort impact comme s’attaquer à la pénurie de salles de réunion, aménager quelques espaces communs, commander des cabines téléphoniques…

Il y a trop à faire ? Faites-vous accompagner par un professionnel de l'aménagement !

Dites-vous qu’il s’agit simplement de prendre en compte la nouvelle capacité d’accueil de vos bureaux en fonction de leur surface actuelle. Rassurez-vous, ces nouvelles règles sont parfaitement compatibles avec l’organisation hybride du travail. Plus d’espace, moins de présentiel et plus de télétravail, c’est une équation gagnante !

7. S’équiper des bons outils

Ai-je besoin de vous convaincre de jeter le fichier Excel que vous avez tenté de maintenir à jour pendant les 18 derniers mois ?

Pour organiser le travail à distance vos équipes IT ont déployé nombre d'outils collaboratifs. Une quantité incroyable d'outils sont apparus dans le sillage de l'adoption massive de Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et autres pendant le premier confinement. Vous étiez peut-être familier de Slack, Whatsapp, Google Agenda, Monday, etc.

Réserver un bureau en flexoffice est hyper simple sur Flitdesk
Tiens et si je checkais qui sera au bureau demain ?

Cette panoplie d'outils collaboratifs est indispensable, mais ne permet pas plus que le fichier Excel honni, d'organiser harmonieusement l'alternance présence et télétravail, ni d'organiser l'utilisation des bureaux. Nous avons donc fait évoluer Flitdesk pour compléter ces outils.

8. Assurer la sécurité des équipes

L’obligation n’est pas nouvelle. Demain, de retour au bureau, l’entreprise sera garante de la santé et la sécurité de ses employés. Sauf que cette obligation prend une tout autre dimension depuis la crise sanitaire.

Outre l’aménagement des bureaux de manière à garantir la distanciation sociale, il faudra veiller au nettoyage régulier et à la bonne aération des locaux. Pour les RH c’est une nouvelle mission de taille : s’assurer que les équipes disposent des conditions de travail garantissant la protection de leur santé. Distributeurs de gel hydroalcoolique, masques en libre accès, mise en place de protocoles sanitaires lors de la détection d’un cas contact, ces nouveaux réflexes font dorénavant partie de notre quotidien au travail !

L’émergence de nouveaux variants et la difficulté à atteindre l’immunité collective, invitent à la plus grande précaution. Nous ne savons pas combien de temps cette situation peut durer. Les mesures barrières ont donc vocation à être intégrées à notre environnement de manière durable. Naturellement, nous allons apprendre à « vivre avec ».

9. Incarner la culture d’entreprise

Vous l’aurez compris, il n’y aura pas de retour en arrière. La situation actuelle ne semble pas évoluer vers un retour au bureau 100% en présentiel. Alors comment motiver et fédérer ses équipes ? Comment les attirer au bureau régulièrement ? Il est temps de concevoir le bureau comme un QG, qui incarne les valeurs et la culture d’entreprise.

Ce n’est plus le seul lieu du travail, mais davantage celui de la cohésion, la créativité et le partage. Si votre siège social distille l’ADN de l’entreprise, qu’il renforce le sentiment d’appartenance et qu’il se présente comme un espace propice à la rencontre, à l’échange informel et au bien-être au travail, nul doute que vos collaborateurs auront plaisir à s’y rendre fréquemment !

Soyez créatifs et utilisez les économies que vous permettra le flexoffice pour offrir une expérience incroyable au bureau !

10. Communiquer clairement chaque étape

Rien n’est plus désagréable que de se retrouver devant le fait accompli. Nous en avons fait la douloureuse expérience en mars dernier. Du jour au lendemain, le Covid-19 a bouleversé notre rythme, nos habitudes de travail et nos repères. Depuis un an déjà, chacun de vos collaborateurs a trouvé son propre équilibre de vie et de travail. Et le retour au travail va de nouveau tout changer.

Il est donc primordial de construire cette nouvelle phase avec vos équipes et non contre elles. N’annoncez pas de but en blanc les nouvelles modalités de travail sans consulter vos équipes. Ici encore, je vous renvoie à la méthodologie Swtich by PayFit.

Le retour au bureau est un challenge pour transverse pour les organisations. Le défi est nouveau et complexe donc il n'y a peu d'automatismes et de solutions toutes faites. Ce grand chantier, votre entreprise n’est pas la seule à l’amorcer. Nous sommes à l’aune d’un nouveau monde, celui du travail plus flexible, plus modulable, plus souple et audacieux. Ambitieux non ?

Êtes-vous prêt à relever le défi ? Vous pouvez compter sur nous pour vous donner plus qu’un coup de pouce… 

Un gros coeur pour vous donner du courage

Julian Dufoulon

CEO et cofondateur de Flitdesk

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