Outils et bonnes pratiques pour réussir sa transition vers le Work From Anywhere

January 26, 2021
Actualités

La crise sanitaire aura propulsé dans le futur ce que les avancées technologiques préparaient déjà depuis des années : la décentralisation du travail, autrement dit le concept du “Work From Anywhere”.

Dans nos articles précédents, nous voulions comprendre ce qu’était le Work From Anywhere ainsi que ses avantages.

Nous vous proposons aujourd’hui un tour d’horizon des mesures concrètes à prendre et des paramètres à anticiper lorsque vous choisissez de passer au Work From Anywhere. Ces bonnes pratiques vous assureront une transition positive pour votre entreprise et ceux qui y travaillent.

Mal préparés ou informés, les collaborateurs pourraient en effet vivre le Work From Anywhere comme une perte de leurs repères de travail, et un éloignement avec leur équipe ou avec la culture de l’entreprise. 

Cap sur les bonnes pratiques !

Préserver sa culture d'entreprise 

La première inquiétude que peut soulever chez les collaborateurs une transition vers le Work From Anywhere serait celle de perdre, à cause de la distance géographique, le contact avec la culture d’entreprise.

La culture d’entreprise, pourquoi c’est important ? 

Souvent confondue avec l’image de l’entreprise, la culture d’entreprise désigne plus profondément  les valeurs, les rites, l’histoire de l’entreprise et de ses collaborateurs. En se sentant en accord avec tous ces éléments qui forgent l’identité de l’entreprise, les employés se sentent intégrés au projet commun. Ils sont donc davantage motivés, épanouis dans leur travail et productifs.

La culture d’entreprise est, dans l’imaginaire collectif, intrinsèquement liée aux interactions physiques entre les collaborateurs au bureau. Proposer une organisation flexible, voire asynchrone, la fragiliserait donc.

Alors comment faire pour préserver sa culture d’entreprise dans une organisation flexible ?

Le Work From Anywhere, qui permet aux collaborateurs de travailler d’où ils le souhaitent (y compris dans les locaux de leur entreprise) est loin de marquer la mort du bureau. Il lui permet au contraire de se réinventer comme espace de travail collaboratif. On y vient pour rencontrer ses collègues, partager des moments de vie, échanger ses idées. 

La solution la plus évidente pour conserver les liens crées au bureau reste tout de même donc… de garder ses bureaux

Selon l’étude Happydemics publiée par LePoint en novembre dernier, 57% des sondés désignent l’alternance entre travail à distance et présence au bureau comme l’organisation idéale. Deux ou trois jours de télétravail par semaine, le reste en présentiel. Une aubaine pour des collaborateurs qui n’auraient pas à faire de compromis entre flexibilité du travail à distance et contact humain ou sentiment d’intégration au bureau.

De plus en plus indépendants des ressources présentes au bureau, les collaborateurs peuvent s’en affranchir. Ils gagnent en liberté organisationnelle, sans pour autant perdre la possibilité d’y venir. Il est donc intéressant de présenter le bureau non plus comme une obligation mais comme une ressource partagée.

Pour conserver intacte cette culture d’entreprise, ou même la redynamiser, certaines entreprises organisent des appels aléatoires entre collaborateurs. C’est le principe des Donuts chez Alan, leur bon plan préféré pour maintenir le contact à distance entre collègues. Le principe est simple : chaque semaine, les collaborateurs échangent avec une personne choisie au hasard dans l’organisation. Ces discussions informelles permettent aux employés d’apprendre à se connaître ou à développer un lien pour s’épanouir humainement au travail.

Travail à Distance


Impliquer les équipes dans le projet 

La préparation des équipes en amont est de loin l’étape la plus importante du processus de transition vers le Work From Anywhere. De cette anticipation dépendent le bien-être des collaborateurs et la continuité de leur travail. Il est donc fondamental de connaître et comprendre leurs attentes et besoins. Cela afin de mettre en place avec eux une organisation qui leur corresponde et faciliter leur travail et leur productivité.

Pour ce faire, les sondages en interne sont la clé, le fondement de toute transition réussie. C'est la démarche que propose l’entreprise Payfit, via ses modules “Switch” de conseil en transition organisationnelle

Maude Roger, Senior Project Manager chez Payfit et responsable du projet Work From Anywhere, nous confiait par exemple avoir demandé à ses collaborateurs de communiquer sur leur rythme idéal de travail, s'ils souhaitaient venir au bureau, quand et comment. Les résultats de ces enquêtes en interne leur ont permis de définir de grandes tendances d'occupation et d’organiser leurs futurs espaces de travail. 

Apprendre le travail asynchrone et adopter les bons outils  

En proposant aux collaborateurs de choisir où et quand ils travaillent, il faut évidemment trouver et mettre en place les bons outils technologiques. Notamment pour leur permettre d'avancer dans leurs projets sans avoir besoin du suivi régulier de leurs collègues, qui ne seront pas forcément disponibles au même moment. Ne plus travailler “en même temps” nécessite donc quelques ajustements afin de développer de façon pertinente ce que l'entreprise Alan appelle la culture de l'asynchrone. 

On s'organise donc autrement pour échanger avec ses collègues sur une problématique : par notes, ou sur un canal de discussion dédié. 

L’objectif est de guérir de ce que Jean-Charles Samuelian, co-fondateur d’Alan, appelle avec humour la “réunionite”, ayant pour symptôme d’accumuler les réunions peu productives. J-C Samuelian propose par ce processus décisionnel écrit d’adopter un système plus transparent. Un modèle où chacun a accès en permanence à n’importe quelle discussion, et plus juste, où le charisme oral ne l’emporte pas sur l’idée.

Voici quelques outils qui vous permettront de faciliter la vie de vos équipes dans le cadre d’une organisation asynchrone.

Communiquer au quotidien

Slack est la plateforme de communication collaborative que l’on ne présente (presque) plus. C’est l’outil idéal pour permettre à vos collaborateurs d’échanger facilement et en temps réel.

Slack permet d'organiser les échanges et discussions par thèmes (canaux) publics ou privés, avec les membres internes ou externes à l'entreprise. Un indispensable pour le travail à distance ! Petit conseil, faites en un outil de communication asynchrone en supprimant la majorité des notifications afin d'éviter les interruptions trop fréquentes.

Gérer les problèmes techniques

Jira est un système de suivi de bugs techniques, de gestion des incidents et de gestion de projet. 

Les points forts de Jira résident dans les performances de son interface. Modulable, elle permet aux équipes et managers de suivre en temps réel leurs performances. Grâce à un tableau de bord commun, toute l’équipe peut visualiser les tâches à effectuer, réparties par “tickets”. Ces tickets peuvent être classés par ordre de priorité ou affectés à une personne précise. Pratique et efficace.

S’organiser avec son équipe

Notion est un outil tout-en-un et collaboratif de prise de notes, de gestion de projets, d’organisation des connaissances et des données. Un outil très personnalisable qui remplace plusieurs applications, dans une interface sobre et intuitif.

La force de Notion, c’est sa puissance de création de bases de données et de connaissances grâce aux formules et différentes options de mise en page. Il est même possible d’y intégrer le contenu de vos outils favoris (Drive, Figma, Youtube…) pour enrichir vos documents !

Travail d'équipe Work From Anywhere

 

Communiquer en visio-conférence

Plusieurs alternatives (que vous connaissez sûrement déjà) s’offrent à vous entre Google Meet, Zoom ou encore Whereby. Ces solutions sont indispensables pour faciliter la collaboration en temps réel entre les équipes.

Mais d’autres solutions arrivent à réinventer la visio-conférence entre collaborateurs, pour y apporter plus de légèreté et de convivialité. 

Kumospace est l’outil de chat vidéo immersif qui dépoussière vos réunions virtuelles. Dans un cadre ludique et innovant, le système “d’audio spatial” ultra réaliste permet de naviguer d’une conversation à l’autre. On retrouve ses collègues dans un bureau virtuel plus vrai que nature, au sein duquel on peut se déplacer pour aller discuter avec plusieurs groupes de collaborateurs. Pour ne rien gâcher, c’est gratuit. 

L’outil idéal pour dynamiser vos réunions virtuelles, en somme.

Créer

Figma est une application Web permettant la création d’interfaces et de visuels pour le web et le mobile. L’ensemble de ses fonctionnalités en a fait la coqueluche des équipes de production, design et marketing, mais le succès de Figma se fonde sur le travail collaboratif.

Le travail de chacun sur Figma est actualisé en temps réel, ce qui facilite les retours entre créateurs. Les échanges sont également facilités par la possibilité de partager un visuel ou une page entière via un seul hyperlien, sans avoir à exporter son fichier. Un outil complet, puissant, utilisable directement dans le navigateur ou sur application desktop, et pourtant disponible gratuitement pour une grande partie des fonctionnalités.

Organiser la (nouvelle) vie au bureau

Flitdesk est notre solution qui simplifie la gestion des espaces de travail flexibles pour une organisation efficace des équipes sur site et à distance.

Alors que le télétravail est au cœur du quotidien de plus en plus d’entreprises, l’utilisation des bureaux et l’organisation des équipes changent.

Un bouleversement pour les collaborateurs et les managers qui, non maîtrisé, risque d’impacter fortement le bon fonctionnement de toute l’entreprise.

Avec Flitdesk, définissez votre politique de télétravail, suivez le taux d'occupation de vos espaces, visualisez le planning de vos collaborateurs et bien plus afin d’optimiser la nouvelle vie de vos collaborateurs et de vos bureaux.

Faciliter le partage des connaissances 

Les recherches des professeurs R. Cowan, P. David et D. Foray dans The Explicit Economics of Knowledge Codification and Tacitness ont montré que la plupart des connaissances sur le lieu de travail ne sont pas codifiées (même lorsqu'elles peuvent l'être) et relèvent de l'informel. 

Pour permettre à l'information de circuler, même sans être physiquement à proximité de ses collègues, les entreprises peuvent mettre à disposition des manuels de travail, “cheat sheet” et autres supports collectifs. Chacun est libre de l'enrichir de son savoir, le rendant accessible à l'ensemble de l'entreprise. Une pratique qui a même l'avantage d'assurer l'égalité de l'accès à l'information.

La plupart des organisations se constituent donc un “wiki interne” afin de permettre la gestion et la diffusion des connaissances. Des outils ont été développés pour répondre spécifiquement à ce besoin, comme Notion (précédemment cité) ou encore Slite. Ces applications sont idéales pour devenir l’espace central de création et d’échange de documents de votre organisation.

Pour résumer

Une transition réussie passera donc par une bonne anticipation des besoins et attentes des collaborateurs, et un soin particulier à la continuité des échanges informels, vecteurs de partage d’informations et d’esprit d’équipe. 

Bien préparées, les entreprises qui adoptent le Work From Anywhere pourront donc développer des compétences uniques chez leurs collaborateurs, comme l'autonomie, la prise d'initiative ou l'engagement. Elles devront tout même veiller à être l'écoute des objectifs, attentes et besoins de chacun. Enfin, elles pourront être épaulées par une solution de gestion de leurs bureaux flexibles, afin d'organiser l'accès et le partage des espaces.

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Julian Dufoulon

CEO et cofondateur de Flitdesk

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