Hiptown : autonomie et gestion simplifiée de ses espaces de coworking avec Flitdesk

March 26, 2021
Témoignages

Avec sept espaces de coworking et bureaux à partager à Paris, Marseille, Lyon et Lille, Hiptown propose des solutions et services pour favoriser l’agilité pro au quotidien. Leurs offres s'étendent de la location d’espace, à la restauration, en passant par la conciergerie et l’organisation d'événements pour fédérer une communauté professionnelle.

Découvrez comment Hiptown simplifie la gestion administrative de ses espaces et offre plus d'autonomie à ses membres et responsables de site grâce à Flitdesk.

Les besoins

  • Trouver une solution pour automatiser la facturation et gérer les différents services de restauration, location de bureaux, de salles de réunions, accueil clients.
  • Favoriser l’autonomie des managers de sites, pour qu’ils créent facilement les abonnements et proposent les services liés à leurs localisations.
  • Rendre l'expérience occupant la plus simple possible pour libérer le temps des managers de site.

La solution

  • Flitdesk (via la gestion multi-sites) donne des droits d’administrateurs à chacun des managers de site, leur permettant de créer et gérer leurs propres abonnements en toute indépendance.
  • Les factures sont automatisées et centralisées dans l’espace administrateur. Les retards de paiement sont supprimés grâce aux prélèvements SEPA.
  • Le système de demandes par tickets et messagerie facilitent les échanges entre membres et managers de site.
  • Un fil d’actualité sur l'application mobile permet de simplement engager avec les membres et la communauté Hiptown.

Les résultats

  • Gain de temps grâce à l'automatisation de 50+ factures tous les mois.
  • 99% des factures sans retard de paiement grâce au prélèvement SEPA.
  • Réservations simplifiées pour les membres via l'application mobile.
  • Meilleur engagement avec la communauté grâce au fil d'actualité.
  • Meilleure autonomie des responsables de site avec 50% de demandes récurrentes en moins auprès du General Manager.

Interview de Melany Gomes, responsable de site Hiptown à Marseille

Quel est votre rôle et vos taches quotidiennes au sein de votre espace ?

Mon rôle est de commercialiser les espaces et de coordonner les différents partenaires intervenant dans le cadre de l'entretien, de l'exploitation et de l'animation des locaux. Je dois également m'assurer que nos clients bénéficient de l'ensemble des services dont ils ont besoin pour que leur expérience chez nous soit la plus chouette possible.

Comment fonctionniez-vous avant Flitdesk ?

Avant Flitdesk, nous fonctionnions de façon plus manuelle, ce qui était gérable au lancement de l'espace. Néanmmoins, au fur et à mesure des commercialisations, il est devenu essentiel de bénéficier d'un outil qui permette d'uniformiser et d'industrialiser les pratiques, afin de limiter au strict minimum les actions chronophages. Nous pouvons ainsi nous consacrer à 100% à nos clients.

Comment s’est passée l’implémentation et la prise en main de Flitdesk ?

J'ai été parfaitement accompagnée par l'équipe Flitdesk. On m'a dans un premier temps formée aux fondamentaux de la solution. Dès que j'ai eu mon 1er client, Flitdesk m'a suivi dans son onboarding, en me laissant prendre la main et en me corrigeant le cas échéant. Par la suite un module de formation complémentaire a été organisé afin de découvrir de nouvelles fonctionnalités plus pointues. L'équipe adapte constamment l'outil à nos besoins, j'en apprends donc un peu plus au quotidien au fil des fonctionnalités additionnelles mises en production.

Quelles sont vos fonctionnalités préférées en tant que responsable de coworking ?

Ce que je préfère, c'est  d'avoir un outil multifonction, un peu couteau suisse : il me sert à créer une communauté d'utilisateurs grâce à la fonctionnalité "fil d'actu", à paramétrer les droits d'accès, les modalités de facturation et les éventuelles modalités contractuelles particulières. J'ai un seul backoffice hyper polyvalent à maitriser.

Quelles sont les fonctionnalités préférées de vos membres ?

Très clairement la réservation des salles de réunions. C'est fluide, simple, rapide et intuitif. L'option d'invitation des autres membres ainsi que la synchronisation automatique avec les agendas est un plus particulièrement apprécié. En une manipulation, un client peut organiser, booker et inviter !

Comment avez-vous utilisé Flitdesk pendant la crise du Coronavirus ?

Durant cette crise, nous avons parfois été amenés à réduire nos temps de présence sur site afin de garantir la sécurité de nos équipes et de nos clients. Grâce à Flitdesk, nos clients ne se sentent pas délaissés en notre absence : ils peuvent autorépondre à leurs besoins opérationnels immédiats : réservations de salles, consultation de crédits restants, édition autonome de duplicatas de facture, etc.

Et si vous deviez présenter Flitdesk à d'autres responsables de coworking ?

Flitdesk, c'est l'outil qui vous simplifie le quotidien : automatisation, fidélisation, fiabilisation. Le tout avec une équipe dévouée, réactive et sympathique cachée derrière l'outil.

Julian Dufoulon

CEO et cofondateur de Flitdesk

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